Джири Филип Коммерциялық хабарлама: Шағын бизнесті басқару жүйелеріне арналған нарықтағы қазіргі ұсыныс шынымен кең. Сонымен қатар, дұрыс бағдарламалық құралды таңдау өте маңызды шешім болып табылады. Өйткені, сіз бірнеше аптадан кейін орынсыз таңдау жасағаныңызды біліп, басқа қолданбаға ауысып, бүкіл команданы басынан бастап жаттықтырғыңыз келмейді. Сонымен, қаптаған нарықта қалай шарлауға және соңғы трендтерге ілесе отырып, сізбен бірге өсетін бағдарламалық құралды қалай таңдауға болады?
Бизнесіңіз үшін ең жақсы жүйені таңдау және ақпараттық бағдарламалық қамтамасыз етудің қандай талаптарға сай болуы туралы кеңестерімізді қараңыз.
Неліктен шағын бизнесті басқару жүйесін пайдалану керек?
Бизнестің корпоративтік бағдарламалық құралды пайдалануының көптеген себептері бар. Тек ірі компаниялар ғана емес, мұнда бүкіл компания мен барлық командалар бойынша ұйымды сақтау міндетті болып табылады. Бірақ мұндай бизнесті басқару құралы компания процестерін жақсартудың қуатты құралы бола алатын шағын компаниялар үшін де. Бұл ұзақ мерзімді перспективада компанияның бәсекеге қабілеттілігі мен табысының артуына әкеледі.
Мүмкін сізде сіздің компанияңыз кейбір құралдарды қолданатын жағдайда болуыңыз мүмкін... біреуі шот-фактура үшін, бірі байланыс үшін, сіз Excel бағдарламасында ақша ағынын басқарасыз, екінші Excel бағдарламасында тұтынушылар тізімі, күнтізбе, үзінді көшірмелер және қалғаны қағазда бар. . Егер бұл шешім сізге біршама ретсіз болып көрінсе, бизнесті басқару қажеттіліктерінің көпшілігін бір жерден қамтитын кеңірек жүйені іздеңіз.
Тіпті шағын компаниялар да компанияны басқару жүйесін енгізудің негізгі себептері:
- Тиімділік пен өнімділікті арттыру: Тиімді кәсіпорынның ақпараттық жүйесі процестерді автоматтандыруға, деректерді қолмен енгізу немесе көшіру кезінде қателерді азайтуға және уақытты айтарлықтай үнемдеуге мүмкіндік береді. Бұл жұмысшылардың тиімділігі мен өнімділігін арттыруға және компания өнімділігін арттыруға әкеледі.
- Уақытты жақсырақ басқару: Бизнесті басқару жүйесі уақытты, тапсырмаларды және жобаларды жоспарлауды және ұйымдастыруды жеңілдетеді, бұл қызметкерлерге өз жұмыстарына көбірек көңіл бөлуге және стрессті азайтуға мүмкіндік береді.
- Неғұрлым тиімді ақпарат алмасу және басқару: Басқарудың ақпараттық жүйесі деректер мен ақпаратты басқаруға көмектеседі және әртүрлі бөлімдер мен қызметкерлер арасында деректерге жақсырақ қол жеткізуге және ортақ пайдалануға мүмкіндік береді. Бұл қызметкерлер арасындағы ынтымақтастықты жақсартуға әкеледі, сонымен қатар сізде барлық маңызды құжаттар бір жерде болады және бұл қағаздарды бұдан былай ашуланбайды дегенді білдіреді.
- Дәлірек және тезірек шешім қабылдау: Компанияның менеджмент жүйесі компанияның жобалары мен қызметінің жай-күйі туралы нақты уақыт режимінде ақпарат береді, бұл тезірек және жақсырақ шешім қабылдауға мүмкіндік береді.
- Шығындарды азайту:Шағын бизнеске арналған ақпараттық жүйе кірістер мен шығыстарды жақсы жоспарлауға және бақылауға мүмкіндік береді және шығындарды азайтуға болатын салаларды анықтауға көмектеседі.
Компанияны басқару жүйесінде қандай функцияларды іздеу керек?
Автоматтандыру
Бизнесті басқару жүйесі қайталанатын процестерді автоматтандыруға немесе қайталанатын тапсырмаларға қателерді және уақытты ысырап етуді азайтуға мүмкіндік беруі керек. Автоматтандыру мүмкін мысалы, қайталанатын шот-фактураны, төлем туралы еске салғыштарды, электрондық поштаны автоматты түрде жіберуді, есеп шығаруды қамтиды немесе үлгілерден тапсырмалар немесе жобалар жасау. Осылайша қызметкерлерге түсетін салмақты азайтуға, қателерді азайтуға және жұмыс тиімділігін арттыруға болады.
Бұлтты деректерді сақтау
Бұлтты деректерді сақтауды пайдалану компания ішінде деректерді оңай және қауіпсіз бөлісуге мүмкіндік береді, бәрі бір жерде. Ол сондай-ақ кез келген жерден және кез келген уақытта деректерге қол жеткізуге мүмкіндік береді, бұл жұмыс тиімділігін арттырады және ақпаратпен жылдам алмасуға мүмкіндік береді. Бұлтты деректерді сақтауды команда мүшелері үй кеңсесінде жұмыс істейтін барлық компаниялар да бағалайды.
Тапсырманы басқару
Бизнесті басқару бағдарламалық құралы тапсырмаларды және олардың орындалу мерзімдерін оңай бақылауға және басқаруға мүмкіндік беруі керек. Бұған, мысалы, тапсырмаларды жоспарлау және тағайындау, тапсырманың аяқталу күйін бақылау және күтілетін тапсырмаларды еске салу кіреді. Осының арқасында топ мүшелері мүмкін жұмысты тиімдірек бөлу, олардың жұмыс көлемін бақылау және барлық берілген тапсырмаларды уақытында орындау.
Жобаны басқару
Компанияның басқару жүйесі жобаны тиімді басқаруға, соның ішінде жоспарлауды, үйлестіруді және жобаның орындалу барысын бақылауды қамтамасыз етуі керек. Бұған, мысалы, бюджеттік жоспарлау, жобалардың тиімділігі мен табыстылығы жатады. Мұндай жүйе компанияға өз жобаларын жақсы басқаруға және жақсы нәтижелер мен пайдаға қол жеткізуге мүмкіндік береді.
Ең дұрысы, таңдалған құрал жобаларды, бюджеттерді, тапсырмаларды тағайындауды, күйді және орындалу барысын нақты визуализациялау үшін Канбан тақталары, Гант диаграммалары немесе кестелік шолулар сияқты жобаларды графикалық көрсетудің бірнеше нұсқаларын ұсынуы керек.
CRM
Іскерлік бағдарламалық қамтамасыз ету сонымен қатар тұтынушылармен қарым-қатынасты басқару (CRM) құралдарын қамтуы керек. Бұл компанияға тұтынушылармен тиімдірек байланысуға және олардың талаптарын жақсырақ басқаруға мүмкіндік береді.
Жүйе CRM-ді жобаларды басқару, шот-фактуралар, келісімшарттарды басқару немесе ақша ағындарын жоспарлау сияқты бизнесті басқарудың бір платформасында басқа процестермен теңестіруге мүмкіндік берсе, тұтынушыларыңызды 360° перспективасынан көре аласыз.
Қызметкерлердің жүктемесін басқару
Қызметкердің жұмыс жүктемесін басқару функциясы жеке топ мүшелері арасында жұмысты тиімдірек бөлуге және осылайша олардың оңтайлы жұмыс жүктемесіне қол жеткізуге көмектеседі. Компанияның ақпараттық жүйесі уақыт пен тапсырмаларды әділ түрде бөлінетіндей және қызметкерлердің қабілеттері мен жұмыс нәтижелеріне сәйкес тиісті түрде жүктелетіндей етіп жоспарлауға мүмкіндік беруі керек. Сонымен қатар, солай болуы керек жүйе жүктемені бақылай алады және қажет болған жағдайда қолайлы шешімді ұсыныңыз, мысалы, тапсырмаларды қайта бөлу немесе берілген командадағы қызметкерлер санын көбейту. Ол өнімділікті арттыруға және қызметкерлердің қанағаттанушылығына мүмкіндік береді, бұл компанияның ұзақ мерзімді табысты болуына ықпал етеді.
Шағын бизнеске арналған ең жақсы бағдарламалық құралды таңдау бойынша кеңестер
Шағын бизнес бағдарламалық құралын таңдағанда, қажеттіліктеріңізді анықтау және бюджетіңізді ескеру маңызды.
Сондай-ақ бағдарламалық жасақтаманы енгізу мен пайдаланудың қарапайымдылығын, басқа жүйелермен және бағдарламалық қамтамасыз етумен, мобильді қосымшамен біріктіру мүмкіндігін және мүмкіндіктердің күрделілігін қарастырыңыз.
1. Өз қажеттіліктеріңізді анықтаңыз:
Тиісті бағдарламалық құралды іздеуді бастамас бұрын, бизнесіңізді басқару үшін қандай функциялар мен мүмкіндіктер қажет екенін қарастырыңыз.
Кейбір бағдарламалық жасақтама белгілі бір салалар үшін арнайы мүмкіндіктерді ұсынатынын, ал басқалары әмбебап және әртүрлі салалардың қажеттіліктеріне бейімделетінін есте сақтаңыз.
2. Бағдарламалық құралды орнату және пайдаланудың қарапайымдылығы:
Жаңа бағдарламалық құралды бизнесіңізге қаншалықты жылдам енгізуге болатынын және оны пайдалану қаншалықты оңай екенін қарастырыңыз.
Интуитивті интерфейсі және оңай орнатуы бар бағдарламалық құралды табу уақытты үнемдеуге және қызметкерлерді оқытуды азайтуға мүмкіндік береді. Ең дұрысы, бағдарламалық құралда сізге оқытуға көмектесетін онлайн оқулықтар мен оқу бейнелері бар немесе жүйені компанияңызда енгізу бойынша кеңес алуға болатын кеңестер ұсынады.
3. Қаржылық менеджмент функционалдығы бар шешімдер:
Қаржылық басқару функциясы бар неғұрлым жетілдірілген бағдарламалық шешім шағын бизнеске қаржылық операцияларды бақылауға және басқаруға көмектеседі. Бұл сізге ағымдағы уақыттағы және жақын болашақтағы кірістер мен шығыстар немесе бюджеттердің орындалуы туралы шолуды береді. Сіз алдағы айлардағы ақша ағынының дамуын, жобалардың табыстылығын және компанияда қажетсіз ақша ағып жатқан әлсіз жерлерді болжай аласыз.
4. Басқа жүйелермен және бағдарламалық қамтамасыз етумен интеграциялану мүмкіндігі:
Басқа қандай бағдарламалық құралды қолданатыныңызды және жаңа бағдарламалық құралдың үйлесімділігін және басқа жүйелермен оңай біріктірілуін қарастырыңыз. Осылайша, қол жетімді бағдарламаланатын интерфейс (API) маңызды. Make - сонымен қатар кеңейтілген интеграция мен автоматтандыруға мүмкіндік беретін танымал интеграциялық платформа.
Деректерді импорттау және экспорттау мүмкіндіктері бар бағдарламалық құралды іздеу жұмысыңызды жеңілдетеді және деректерді қолмен енгізуді азайтады.
5. Бюджетіңізді қарастырыңыз:
Бағдарламалық құралды таңдағанда, бюджетіңізді ескеріңіз және сіздің қажеттіліктеріңізге сәйкес келетін және бизнесіңіз үшін қолжетімді шешім табуға тырысыңыз.
Баға ұсыныстарын салыстыру кезінде абай болыңыз және қосымша мүмкіндіктер жоғары бағаға тұрарлық па екенін ескеріңіз. Тегін сынақ нұсқасы, әрине, болуы керек.
6. Мобильді қосымша мыналарды қамтиды:
Бизнесті басқару жүйесінің мобильді нұсқасының болуы сізге және сіздің қызметкерлеріңізге ағымдағы орын мен жабдыққа қарамастан, жолда байланыста болуға және жауап беруге мүмкіндік береді. Бұл гибридті және қашықтағы топтар мен әрекеттерді басқаруға қатысты әсіресе маңызды.
Мобильді қосымшаны пайдалану оңай және әртүрлі операциялық жүйелерде қол жетімді болуы керек екенін есте сақтаңыз.
7. Кешенді есеп беру функциялары:
Кешенді есеп беру функциялары бар бағдарламалық шешім шағын бизнеске бизнесіңіздің өнімділігін бақылауға және талдауға, әрекеттеріңіздің, жобаларыңыз бен науқандарыңыздың тиімділігін бақылауға көмектеседі, осылайша пайда болған жағдайларға икемді жауап бере аласыз.
Ең дұрысы, сіздің компанияңыздың бағдарламалық жасақтамасы қаржылық нәтижелеріңіз туралы құнды түсініктер береді, жобалар мен тапсырмалардың орындалу барысы, қызметкерлердің қуаты мен пайдалануы және т.б. Сонымен қатар, кеңейтілген шешім өзіңіздің графикалық есептерді жасауға және деректерді біріктіру мен сұрыптаудың әртүрлі критерийлерін орнатуға мүмкіндік береді.
8. Компоненттердің байланыс қызметі:
Сөйлесу құралдары немесе файлды ортақ пайдалану сияқты байланыс мүмкіндіктері бар бағдарламалық құралды іздеу бизнеске ішкі байланыстарды тиімді басқаруға көмектеседі.
Сондай-ақ, бейне қоңыраулар сияқты басқа байланыс құралдарымен біріктіруге болатын бағдарламалық құралды іздеу команданың оңай жұмыс істеуі үшін пайдалы болуы мүмкін.
Таңдалған ба?
Шағын бизнес иелері ретінде бізде көп нәрсе бар және бәрін біріктіру жиі оңай емес. Сіздің бизнесіңізді басқаруға арналған дұрыс бағдарламалық құрал сізге бәсекелестіктен үлкен артықшылық бере алады. Сіз кенеттен шолуды аласыз - тапсырыстар мен тапсырмалар және олардың орындалу мерзімі, тұтынушылар және олармен байланыс, ақша ағыны және жеке топ мүшелерінің жұмыс жүктемесі. Қосылған құны төмен қайталанатын тапсырмаларға жұмсалған көп уақытты үнемдейсіз. Оның орнына сіз өз күшіңізді бизнесіңізді алға жылжытатын инновациялар мен шешімдерге бағыттай аласыз.
Автор: Caflou - Шағын және орта компаниялар үшін барлығы бір басқару жүйесінде
Caflou сізге бүкіл компанияны және оның қаржысын тиімді басқаруға көмектеседі. Ол ақша ағынын бақылауға және оның болашақтағы дамуын болжауға мүмкіндік береді. Сіз күнделікті жұмыстан құтыласыз, қателер санын азайтасыз, топтық жұмысты жақсартасыз және компанияның өнімділігін арттырасыз. Барлығы бір жерде. Кез келген жерден және қолжетімді бағамен.
